Organizacja konferencji biznesowych to zadanie wymagające dużego zaangażowania. Przygotowanie udanego eventu wiąże się z koniecznością precyzyjnego planowania, koordynacji wielu działań oraz współpracy licznego grona osób. Niestety mimo najlepszych starań, zdarza się, że wydarzenie nie spełnia oczekiwań uczestników. Dlatego postanowiliśmy stworzyć praktyczny przewodnik, który – mamy nadzieję – pomoże zorganizować konferencję bez zbędnych problemów.
Krok 1: Określ grupę docelową
Od tego, kim mają być odbiorcy konferencji, oraz jak duża ma to być liczba osób, zależą w zasadzie całe przyszłe działania. Pierwszym etapem jest więc określenie, kto ma pojawić się na wydarzeniu i jaką wartość musi ono dla niego mieć, by tak się stało. Inaczej podejdziemy więc do organizacji konferencji skierowanej głównie do partnerów firmy, inaczej do branży niszowej, gdy tematyka dla szerszego grona będzie zbyt hermetyczna, a jeszcze inaczej, gdy treść konferencji będzie interesująca nie tylko dla bezpośrednich uczestników, ale również np. dla całych grup społecznych.
Krok 2: Określ cel konferencji
Podstawowym błędem popełnianym przez wielu organizatorów imprez branżowych jest brak jasno sprecyzowanych celów dla tego, co robimy. Nie ulega wątpliwości, że każde wydarzenie jest organizowane po coś. W przypadku konferencji celem najczęściej jest wymiana wiedzy, nawiązanie kontaktów biznesowych oraz promowanie najnowszych osiągnięć i trendów w danej dziedzinie. Ponadto konferencje mogą służyć zwiększeniu sprzedaży, integracji zespołu, pozyskaniu nowych klientów, czy też podniesieniu poziomu wiedzy pracowników. Podobne zadania przyświecają organizacji innych eventów firmowych, np. gal i jubileuszy: https://bluexperience.pl/organizacja-gal-i-jubileuszy/, które dodatkowo podkreślają osiągnięcia przedsiębiorstwa i wzmacniają jego wizerunek. Jasne, dobrze wyznaczone cele pozwolą na wybór odpowiedniego miejsca, programu oraz sposobu promocji eventu.
Krok 3: Wybierz termin
Wstępne określenie terminu rozpoczęcia wydarzenia oraz czasu jej trwania pozwoli na sprawdzenie dostępności odpowiednich miejsc konferencyjnych i noclegowych. Od niego zależeć może również udział prelegentów i zainteresowanie wśród potencjalnych uczestników. Niektóre branże mają terminy wręcz przeładowane konferencjami i spotkaniami, co sprawia, że część osób może po prostu nie znaleźć miejsca w swoich grafika na kolejne. Nie znaczy to jednak, że ich udział jest zupełnie niemożliwy. W takim przypadku można rozważyć formułę hybrydową, łącząc on-line i off-line.
Krok 4: Określ budżet
Każdy plan wydarzenia zderza się z rzeczywistością podczas planowania wydatków. Warunkuje to w głównej części od ogólnej puli wydatków na wszystkie kanały marketingowe. W zależności od firmy mają one także różną wagę i potencjał sprzedażowy czy wizerunkowy. W niektórych grają ważną rolę i są organizowane często oraz regularnie, w innych są traktowane jako kanał poboczny z jedną konferencją rocznie. To też ma swoje odbicie w budżecie pojedynczego wydarzenia. Do jego wstępnego określenia musimy przygotować listę kosztów, do których następnie dobrze jest dodać pewien margines bezpieczeństwa, czyli poduszkę finansową. Z niej mogą być pokryte wydatki nieprzewidziane, wynikające ze zmiany koncepcji już w trakcie wydarzenia czy cenników podwykonawców w okresie między planowaniem a podpisywaniem umów przedwstępnych. Pozycje kosztowe szeregujemy przypisując im określoną wagę – dzięki temu widzimy, z jakich możemy zrezygnować, gdy budżet przydzielony przez zwierzchników mija się z realną wyceną rynkową.
Krok 5: Wybierz miejsce
Ważnym elementem organizacji wszelkiego rodzaju wydarzeń jest wybór odpowiedniego terminu i lokalizacji. Miejsce, w którym odbędzie się konferencja branżowa, powinno być dostosowane do jej charakteru i celów. Co istotne, wydarzenie niekoniecznie musi odbywać się w centrum miasta. Lokalizacja w spokojniejszej okolicy, na przykład w obiekcie lub sali konferencyjnej nad jeziorem, przy plaży czy w lesie stanowi dodatkową atrakcję dla uczestników, oferując im wyjątkowe otoczenie sprzyjające relaksowi i efektywnej integracji. Jeśli planujemy zapewnić prelegentom nocleg, warto, aby hotel znajdował się w pobliżu sali konferencyjnej, co ułatwi logistykę i zaoszczędzi czas zaproszonych gości. Przy konferencjach międzynarodowych, gdy uczestnicy i prelegenci będą przybywać z różnych kierunków świata, konieczne może być skupienie się na lokalizacjach w pobliżu hubów lotniczych.
Krok 6: Weryfikacja budżetów
Zarezerwowanie miejsce z wyprzedzeniem, aby mieć pewność jego dostępności, potwierdza nam główną (zwykle) pozycję budżetową. Podpisujemy też inne umowy z podwykonawcami albo umowę na kompleksową realizację usługi z agencją eventową, jak BluExperience.pl, co jest potwierdzeniem planu kosztów (nadal jedną z jego pozycji pozostaje poduszka finansowa). Jeśli jesteśmy już pewni, że cały plan wydarzenia jest pod kontrolą i w docelowej formie, możemy przystąpić do jego popularyzacji i promocji wśród potencjalnych uczestników.
Krok 7: Wypromuj konferencję
Przez cały czas przygotowań konferencji branżowej nie można zapominać o odpowiednim dobraniu narzędzi promocji, które są niezbędne dla skutecznej realizacji całego przedsięwzięcia. Współczesny marketing jest bardzo rozwinięty, co daje możliwość skorzystania z różnorodnych kanałów komunikacji. Warto sięgnąć po takie formy, jak kampanie mailingowe, reklamy online, a także patronaty w mediach. Nie należy rezygnować również z możliwości, jakie niesie ze sobą promocja w social mediach. Promowanie eventu rozpoczynamy w zasadzie już w momencie podpisania umowy z obiektem, w którym będzie się ona odbywać. Intensywność działań w poszczególnych kanałach na różnych etapach zależy od specyfikacji branży i samego wydarzenia. Można zacząć np. od niskokosztowego mailingu do bazy uczestników poprzednich tego typu wydarzeń, zanim przejdziemy do reklam i współprac płatnych.
Jeśli konferencja, czy też inne wydarzenie jest organizowane przez podmiot zagraniczny, a ma odbywać się w naszym kraju, wtedy warto sięgnąć po agencję, specjalizującą się w usługach DMC Polska, jak BluExperience. Znajomość lokalnego rynku, uwarunkowań, oczekiwań odbiorców, a także kontaktu z polskimi dostawcami i podwykonawcami, pozwalają na profesjonalną obsługę konferencji i wsparcie każdym etapie przygotowań.
Artykuł sponsorowany
